Cómo crear un entorno de trabajo digital para organizar tu negocio

En el siguiente artículo voy a explicarte cómo puedes crear tu entorno de trabajo digital con herramientas fáciles de aplicar y gratuitas.

El objetivo es que mediante la creación de este entorno te sea mucho más fácil organizar tu trabajo. En él te explicaré qué es un entorno de trabajo digital organizado, 4 herramientas para crear tu entorno de trabajo y cómo se conectan entre ellas.

Qué es un entorno de trabajo digital

Un entorno de trabajo digital es un conjunto de herramientas digitales que te permiten comunicar, organizar, compartir, almacenar y encontrar la información de tu negocio dentro de un mismo espacio de trabajo online, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Estos son algunos de sus principales beneficios:

Acceder a la información de tu negocio desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Toda la información está en la nube y por lo tanto puedes acceder a ella desde cualquier lugar con conexión a Internet. Además la mayoría de las herramientas son multiplataforma, es decir, que se pueden utilizar para móvil, tablet y ordenador.
Mayor productividad. Al tener toda la información a mano el tiempo dedicado al trabajo se vuelve mucho más efectivo.
Mayor comunicación. Gracias al acceso por parte de todos los miembros se mejora la comunicación.

4 herramientas para crear tu entorno de trabajo digital

Los principales pilares que debe cumplir cualquier entorno de trabajo son los siguientes:

Gestión del proyecto y de las tareas.
Gestión del tiempo.
Gestión documental.
Comunicación.

Ahora te voy a compartir las herramientas que yo utilizo para cubrir cada pilar.

1) Trello

Esta es la herramienta que puedes utilizar para gestionar tu proyecto y las distintas tareas a realizar. Además también te permite almacenar la información de forma organizada.

Es una herramienta basada en la metodología kanban, es decir, su estructura está formada por 3 columnas principales: Tareas por hacer, tareas en progreso y tareas finalizadas. El objetivo es añadir todas las tareas a realizar dentro de la columna “Por hacer” e ir moviéndolas hasta pasarlas todas a “finalizadas”.

Cada tarea se añade en una tarjeta en concreto y dentro de dicha tarjeta se puede realizar distintas acciones, como por ejemplo:

Añadir una fecha de inicio y una de vencimiento para saber cuándo empieza la tarea y cuándo debería de terminar.
Añadir fotos, documentos, archivos y enlaces.
Añadir etiquetas para clasificar y organizar mejor las distintas tarjetas.
Añadir un checklist con las distintas subtareas a realizar.

2) Google Calendar

Esta es la herramienta que puedes utilizar para gestionar tu tiempo. Al ser una herramienta de Google la puedes sincronizar con los dispositivos donde tengas dicha cuenta.

Se organiza mediante calendarios. Por defecto te crea un calendario con tu nombre, uno de tareas, otro de recordatorios y otro de cumpleaños. Lo interesante es que puedes crear tantos calendarios como necesites, además de exportar otros calendarios de otras aplicaciones, como por ejemplo, de Trello.

Cada tarea se añade mediante la creación de un evento y dentro de él puedes añadir la siguiente información:

Una pequeña descripción sobre lo que quieres hacer en dicho evento o por ejemplo, si se trata de una reunión, los diferentes temas a tratar.
Añadir documentos, archivos, enlaces.
Añadir un recordatorio para que te avise un tiempo antes del evento, esto es ideal para tareas que tienes que hacer con otras personas o reuniones con clientes.

3) Google Drive

Esta es la herramienta que puedes utilizar tanto para la gestión documental como para el almacenamiento de la información de tu negocio en la nube. Es una herramienta que forma parte de la Suite de Google y en su versión gratuita permite almacenar 15 GB de información.

Se puede ampliar dicho almacenamiento con sus diferentes planes, puedes ampliar la información aquí.

Para la gestión documental puedes utilizar las siguientes herramientas que lleva integrado:

– Google Docs: es una hoja de textos muy parecida a Word, con la que puedes crear todo tipo de documentos.

– Google sheets: es una hoja de cálculos muy parecida a Excel que te permite realizar cualquier tipo de cálculo y crear distintas tablas para tener la información mejor organizada.

– Google Slides: es una hoja tipo Power Point que te permite crear distintos tipos de presentaciones.

4) Slack

Esta es la herramienta que puedes utilizar para la comunicación dentro de tu negocio. Lo ideal es utilizar esta herramienta cuando, como mínimo, ya sois 2 personas en el equipo.

Aunque muchas personas pueden pensar que para la comunicación es suficiente con Whatsapp o Telegram, te voy a compartir varias razones por las que te será más útil utilizar Slack:

Te permite crear distintos canales para organizar la comunicación. De esta forma, puedes crear canales según las áreas de tu negocio que tengas establecidas o las temáticas a gestionar con tu equipo. Además te permite definir si estos canales pueden ser cerrados o abiertos para que solo puedan acceder determinados miembros.
Puedes organizar las conversaciones por hilos, es decir, te permite responder dentro de la misma conversación y esto facilita que la información se quede allí y no se disperse. De esta forma las personas interesadas solo deben de ir a una conversación y leer todo lo que haya en ella sin necesidad de ir buscando a lo largo del canal.
Te permite crear pequeñas encuestas dentro de un canal. Esto te ayuda a agendar reuniones con todo el equipo, hacer una lluvia de ideas y muchas cosas más.

Cómo se conectan entre ellas

Hasta ahora te he explicado cómo funcionan las herramientas por separado, pero utilizarlas de forma conjunta es lo que te permitirá crear un flujo de trabajo organizado dentro de tu negocio. Un ejemplo sería:

Primero crea un tablero en Trello con las tareas a realizar dentro de un área concreta de tu negocio. En dicho tablero añades todas las tareas relacionadas con esta área.
Si necesitas más información para realizar dicha tarea, puedes añadirla en la misma tarjeta para que te sea más fácil acceder a ella.
Una vez ya tienes toda la información, el paso siguiente es definir los pasos/acciones que vas a realizar para la consecución de la tarea. Esto lo puedes hacer con la creación de un checklist dentro de la misma tarjeta.
Cuando ya sabes lo pasos que tienes que realizar es momento de bloquear el tiempo que le vas a dedicar a dichas acciones. En este caso, puedes crear un evento en Google Calendar y además te permite repetir dicho evento los días que necesites para realizar dicha tarea.
Puede ser que para complementar esta tarea necesites crear documentos, presentaciones u hojas de cálculo. Utiliza todas las posibilidades que tienes dentro de tu Google Drive y luego añádelas dentro de la tarjeta dónde estás trabajando en Trello.
Finalmente en caso de que tengas que compartir esta información con alguien del equipo, utiliza Slack para comunicárselo.

Cierre

Espero que este artículo te haya sido útil para crear tu propio entorno de trabajo con las herramientas que te he explicado y así puedas mejorar la organización dentro de tu negocio. Si te ha resultado interesante y quieres aprender más tips sobre cómo utilizar estas herramientas puedes pasarte por mi cuenta de Instagram @cuidotunegocio. ¡Muchas gracias!